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Priorités du groupe de travail : produire des documents pédagogiques et d’accompagnement 

Dès la première réunion du groupe de travail, deux priorités ont été identifiées. Les membres du groupe ont d’abord émis le besoin de réfléchir à une solution financièrement soutenable pour verser et conserver à long terme leurs données. La relation avec les opérateurs, et notamment le CINES, était au cœur du questionnement.

En amont, cependant, a été identifié un besoin de produire un ensemble de documents pédagogiques et d’accompagnement. Les établissements qui constituent ou reçoivent des collections numériques sont en effet souvent démunis pour savoir quoi préserver, comment et avec qui. Ces questions se posent aussi à tout porteur d’un nouveau projet, lorsqu’il doit proposer un « plan de gestion de données » indiquant la destination finale des ressources qui seront produites dans le cadre de ce projet. Il a donc été décidé de créer un sous-groupe « lignes directrices », destiné à élaborer ces documents d’accompagnement et constitué de représentants du SIAF, de la Bnu, de la BnF, de la bibliothèque de Sciences-Po et du MNHN.

Sélectionner les objets à archiver

Il a fallu commencer par poser des principes et des recommandations pour sélectionner les objets qui devaient faire l’objet d’un processus de préservation. Tous les documents n’ont pas vocation à être archivés à long terme, qu’ils soient numériques ou non. Or, la volumétrie des objets à conserver a un effet évident sur le coût de la préservation ; une élimination en amont améliore donc sa soutenabilité financière.

Parmi les critères retenus, les plus importants ont été le statut du document (archive ou non, original ou copie…), le statut juridique qui en découle, son intérêt scientifique et patrimonial, ainsi que le format dans lequel il est enregistré. Pour les règles de sélection des documents archivistiques, on s’est appuyé sur le référentiel produit par la section Aurore de l’Association des archivistes français. Pour les documents non-archivistiques, en revanche, on s’est inspiré des documents de référence que sont la « charte de la conservation en bibliothèque » du ministère de la Culture (2011), et le « décret n° 2020-195 du 4 mars 2020, portant diverses dispositions relatives aux bibliothèques ».

Afin de produire le guide le plus simple d’utilisation possible, ces critères ont été listés sous forme de questions à réponse unique (oui/non). Les différentes questions ont été enchâssées au sein d’une série de logigrammes. Pour chaque type de document étudié, on aboutit ainsi à une décision du type élimination à l’issue de la durée d’utilité administrative ou conservation définitive.

Ces ressources (logigramme et guide d’accompagnement) ont été validées fin 2020, et sont à disposition sur le site internet de Collex-Persée.

Le choix d’un SAE : Service d’Archivage électronique

Il s’agit de déterminer les avantages et les inconvénients des solutions en interne et en externe ; et dans le cas d’une solution externe, de proposer des critères de choix d’un prestataire d’archivage. Là encore, un logigramme ou une série de logigrammes doivent être produits.

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