Etude sur la préservation des collections des bibliothèques numériques de l’ESR

Le GIS CollEx-Persée, en tant qu’infrastructure de recherche en information scientifique et technique, encourage et soutient la constitution de corpus et collections numériques qui viennent compléter, enrichir ou documenter les collections des établissements de l’Enseignement supérieur et de la recherche (ESR). Pour autant, la question de la préservation reste un « angle mort » des politiques des établissements qui, pour nombre d’entre eux, n’ont pas mis en œuvre de solution d’archivage pérenne. C’est pourtant un impératif pour garantir que ce patrimoine numérique ne soit pas perdu – et que les efforts financiers consentis pour le constituer n’aient pas été réalisés en vain.

Dès 2019, le groupe de travail « Préservation numérique » de CollEx-Persée a cherché à comprendre les causes de cette prise en compte insuffisante et à proposer des solutions pour y remédier. L’appel à manifestation d’intérêt de mai 2021 a réuni différentes institutions membres du réseau pour constituer un groupement d’achat commun. En parallèle, un groupe d’experts comprenant des représentants de la Bibliothèque nationale et universitaire, des bibliothèques de Sciences-Po et du Muséum national d’histoire naturelle, et du Service interministériel des Archives de France, puis de l’UAR Persée, a élaboré un programme de travail à leur intention.

Tous ont participé à une réflexion commune, entre 2022 et 2023, animée par un consultant en dématérialisation et conservation numérique (Olkoa), pour faire converger leurs pratiques documentaires de sorte que leurs collections numérisées soient suffisamment similaires pour être considérées, par les acteurs de la préservation, comme une collection unique.

En résumé – Les objectifs étaient les suivants :

• Faire émerger la préservation comme sujet de discussion collective dans l’ensemble des établissements de l’ESR concernés grâce à leur montée en compétences sur le sujet,
• Encourager la modernisation et la convergence des pratiques et la définition d’une chaîne commune de production, description, accès et préservation des collections numérisées. C’est cette convergence qui autorise à envisager des économies d’échelle grâce à la mise en œuvre d’une filière de préservation commune à l’ensemble des établissements de l’ESR concernés, prérequis à la mutualisation de l’archivage pérenne,
• Approfondir la question de la coordination de la préservation des collections numérisées et plus généralement, numériques pour l’ensemble des établissements de l’ESR concernés.

L’objet du présent rapport, achevé en décembre 2023, est de décrire les conditions pour faire émerger et pérenniser cette communauté de pratiques afin de soutenir la préservation des collections des bibliothèques numériques de l’enseignement supérieur et de la recherche. Il formule des orientations stratégiques et reflète un état de la réflexion qui reste à poursuivre dans le cadre du GIS CollEx Persée 2.

Accéder au rapport : Etude sur la préservation des collections des bibliothèques numériques de l’ESR >>> ici.